Tout comme votre bureau ou votre atelier, pour être efficace votre boîte mail doit être propre et bien rangée!

Je vous donne ci- dessous mes conseils pour y parvenir.

Je vous parlerai ici principalement de l’application Outlook de Microsoft que j’utilise quotidiennement aussi bien pour mes mails personnels,  que professionnels.

J’ai choisi ce fournisseur de messagerie d’une part car je l’utilise depuis mes débuts sur le net il y a bien longtemps…  (anciennement Hotmail), également parce que dans les entreprises dans lesquelles j’ai exercé, il était toujours utilisé, mais aussi parce que son utilisation et apparence me parlent plus que d’autres applications (Gmail, Mozilla Thunderbird).

Cependant, il s’agit là de goûts personnels, il est donc possible que vous optiez pour un autre fournisseur mais en général, ils proposent également les fonctions dont je vais vous parler ci dessous.

1️⃣ Personnaliser l’apparence

Cela peut paraitre accessoire mais opter pour des couleurs qui vous plaisent, un fond d’écran agréable, une typographie lisible, etc…est une manière de vous rendre la navigation dans votre boîte mail plus aisée.

Il est également possible de choisir un thème sombre ou clair. Certains préfèrent le mode sombre, moins agressif pour les yeux.

Me concernant je suis partisane du mode clair, me sentant oppressée par le thème foncé.

Pour ma boîte mail perso, j’ai choisi un fond d’écran fleuri, zen.

Pour ma boîte pro, j’ai opté pour un thème plus simple mais avec une petite touche colorée afin rendre ma navigation agréable. Ainsi, je différencie facilement les 2 environnements et me conditionne psychologiquement.

Encore une fois, il s’agit là de goûts personnels!

2️⃣  Synchroniser toutes ses adresses mail sur la même application

Regrouper vos adresses email  permet de gagner en efficacité et temps.

Il vous est effectivement possible d’installer sur Outlook vos comptes email d’autres fournisseurs (Gmail, Yahoo, OVH, …) et de pouvoir tous les charger en une même connexion:

3️⃣ Organiser votre boîte mail

Une fois que vous vous êtes créé un environnement de travail agréable, il est temps d’organiser votre boîte mail.

▶️ Pour commencer, je vous conseille fortement de créer des dossiers et sous dossiers! 

Lorsque vous classez vos documents papiers, vous les rangez dans des pochettes, des classeurs? (si ce n’est pas le cas, n’hésitez pas à faire appel à mes services pour organiser cela! 😊).

Faites de même avec vos mails! Créer vous une arborescence (autrement dit une hiérarchie dans le classement de vos mails).

Exemples de dossiers:

• « Devis », contenant des sous dossiers pour chaque clients (« Client A », « Client B », etc…);
• « Factures » sur le même principe;
• « Fournisseurs », même fonctionnement;
• « TVA »
• « URSSAF »
• « Demandes »
• …

La liste est infinie! ♾️

▶️ Ensuite, classez vos emails

Maintenant que vous avez créé de beaux dossiers, il faut les utiliser!

Dés qu’un mail est traité, classez le dans le dossier concerné. Ainsi, votre boîte mail n’est pas polluée. Si c’est classé c’est que vous avez fait le nécessaire. Vous pouvez revenir dessus si besoin mais en attendant le mail n’apparait plus dans la boîte de réception principale.

Dans ma boîte de réception, vous ne trouverez que les mails que je n’ai pas encore traités. Cela me déprimerait de voir des centaines de mails dedans et de ne plus savoir si j’y ai répondu ou non… 😟

Imaginez votre boîte mail comme votre bureau sur lequel vous travaillez: s’il y a des papiers partout dessus, vous ne vous y retrouvez pas, il en est de même pour vos mails.

▶️ Utilisez les marqueurs de l’application

Sur Outlook, vous pouvez épingler les mails (ils restent alors en haut de votre boite de réception), mettre un petit drapeau indiquant leur importance.

Quand vous ouvrez votre boîte , vous voyez donc les mails importants et à traiter en priorité!

En bref!

Vous l’aurez compris, bien gérer votre boîte mail peut être un avantage indéniable dans la gestion de votre entreprise!

Si malgré mes conseils vous ne savez pas comment paramétrer votre boîte , créer des dossiers, les gérer ou tout simplement n’avez pas le temps de le faire 👉 faites appel à mes services! 

Du simple paramétrage à la gestion complète de vos mails (réception, traitement, classement,…), je vous propose des tarifs adaptés à vos besoins.

Contactez moi pour obtenir un devis ici

A très vite! 😉😉

Natacha